Objavljen novi obrazac arhivske knjige

Objavljen je Pravilnik o obrascu arhivske knjige koji je stupio na snagu 24. marta 2022. godine. Ovim pravilnikom propisan je novi obrazac arhivske knjige. Upis arhivske građe i dokumentarnog materijala u arhivsku knjigu vrši se hronološki, od godine nastanka preduzeća, po godinama i klasifikacionim oznakama, po nazivu kategorija dokumentarnog materijala prema važećoj Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

U arhivsku knjigu se ne upisuje sadržaj dokumenata nego se grupno popisuje količina dokumenata nastala u kalendarskoj godini, grupisana po kategorijama kao i fizička lokacija na kojoj se ti dokumenti nalaze, piše na sajtu kompanije Confida. Arhivska knjiga se ne zaključuje na kraju godine, već se vodi u neprekidnom nizu brojeva i može se voditi u formi knjige ili u elektronskom obliku (excel tabela, word tabela itd.) uz redovnu izradu zaštitne kopije.

Pravna lica su u obavezi da dostave prepis arhivske do 30. aprila 2022. godine nadležnom arhivu za prethodnu kalendarsku godinu. Ukoliko pravna lica nisu uredno vodili ovakvu ili sličnu evidenciju, potrebno je da arhivsku knjigu sačine retroaktivno, od dana osnivanja pravnog lica, dodaje se. Prema tumačenju, nisu u obavezi da dostave prepise arhivske knjige preduzetnici, udruženja čiji su osnivači isključivo fizička lica i predstavništva stranog privrednog društva ili ogranka.

Arhivska knjiga ili prepis arhivske knjige (kopija) se dostavlja nadležnom arhivu kao pojedinačan predmet uz prateći dopis zaveden i potpisan od strane odgovornog lica. Prepis se u pisanom obliku dostavlja u jednom primerku, najkasnije do 30. aprila tekuće godine za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini.